Artistes, comment créer et gérer votre mailing list et votre newsletter?

D’après la société américaine Topspin Média, qui propose des suites logicielles aux artistes souhaitant vendre leur musique directement à partir de leur site web, 30% des revenus des artistes utilisant leur plate forme provient d’un email.
Constituer une mailing list est donc essentiel pour un artiste.

Qu’est ce qu’une mailing list ?


Une liste d’adresses de messagerie électronique servant à envoyer aux destinataires correspondants un message. Elle est utilisée notamment pour des envois réguliers d’informations (par exemple la newsletter).
Elle repose sur le volontariat contrairement au spam, et peut être arrêtée à tout moment.

Attention, pour constituer une mailing list et donc pour récupérer des adresses emails, vous devez tout d’abord respecter certaines obligations légales.

Vos obligations légales


Toutes les structures (entreprises, sites web, blog, associations, organismes…) qui réalisent, par des moyens automatiques, des opérations portant sur des données à caractère personnel sont concernées par la Loi Informatique et Libertés du 6 août 2004 même si vous n’en faites pas d’usage commercial!

Cela couvre une gamme d’actions très large allant de la simple collecte de données à leur enregistrement, leur modification, leur conservation, leur transmission et leur destruction.

Une donnée personnelle est un élément qui permet d’identifier une personne directement ou indirectement (nom, prénom, photo, numéro de téléphone, adresse mail, adresse IP…etc.) ou encore par recoupement d’informations de type date de naissance, lieu de résidence…etc.

Les sites Internet comme les blogs ont l’obligation de se déclarer auprès de la CNIL s’ils recueillent des données comme une adresse email pour l’envoi d’emails, de newsletters, pour commenter sur le site… Si on peut identifier même indirectement un visiteur, la déclaration s’impose.

Rappelons que doivent notamment figurer sur chaque site internet :

– une rubrique “mentions légales” permettant d’identifier la structure,
– des mentions relatives à la protection des données et à la confidentialité de celles-ci,
– une rubrique “conditions générales de ventes” si il y a vente en ligne, etc.

Des précautions doivent également être prises en cas de mise en ligne de formulaires et/ou d’espaces de discussions. Vous trouverez toutes les informations concernant vos obligations sur le site de la CNIL.

Pour résumer, une liste d’emails n’est pas légale si vous n’avez pas déclaré en amont à la CNIL que vous collectez les données et si les personnes qui ont laissé leurs coordonnées n’ont pas été informées de leurs droits.

Il est donc essentiel de vous déclarer auprès de la CNIL. Cette déclaration peut être faite en ligne très rapidement et facilement.

Sur tous les formulaires de collecte de données (de l’inscription à la newsletter en passant par les réponses aux commentaires), il est nécessaire de préciser que les personnes inscrites disposent d’un droit de suppression et de rectification de leurs informations.

Bien entendu, dans les messages que vous enverrez à l’avenir à vos abonnés, aucun message publicitaire ne doit figurer.

Vous devez également intégrer à votre newsletter ce message:
“Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à …(Veuillez préciser la finalité). Les destinataires des données sont :………………………(précisez).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à …………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse).
Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.”

Vous trouverez ce message comme d’autres liés à toutes les utilisations possibles sur le site de la CNIL .


Pourquoi une mailing list ?


Grâce à la constitution de cette mailing list, vous allez pouvoir envoyer régulièrement une newsletter ou des emails personnalisés à vos contacts.

Une newsletter est une lettre d’information envoyée périodiquement par email à des abonnés. Composée de texte, d’illustrations, de liens renvoyant vers votre site, son contenu peut être par exemple votre dernier titre, une nouvelle date de tournée…

Ainsi, l’envoi d’une newsletter ou d’emails vous permet d’informer votre public de votre actualité, de maintenir un contact régulier avec lui et d’augmenter le trafic sur votre site en incitant les abonnés à revenir sur le site.

Les newsletters sont donc un excellent moyen de garder le contact avec votre public. Dans son livre « Music sucess in nine weeks » , Ariel Hyatt explique que de la taille de la mailing list dépendra la taille de vos revenus.

En effet, envoyer un email ou une newsletter à votre mailling list permet aussi de relancer la curiosité. Certaines personnes sont intéressées par votre musique, visitent votre site web et ne reviennent pas. Non pas qu’ils ne vous apprécient pas, mais il y a une telle multiplicité de contenus sur Internet qu’il est difficile de se souvenir de tout ce qui est vu ou écouté.

N’oubliez pas que nous sommes à l’ère du zapping.

Donc, si vos visiteurs se sont inscrits à votre newsletter, vous pouvez leur en envoyer régulièrement pour les tenir au courant de votre actualité. Vous pouvez ainsi construire une réelle relation interactive entre eux et vous. Si vous leur envoyez du contenu, des informations pertinentes, ils prêteront plus d’attention à ce que vous faites.

Enfin, comme votre newsletter vous permet de rentrer en interaction directe avec vos fans, cela vous permet aussi de pouvoir faire la promotion de vos produits.

Vous pouvez par exemple envoyer un email ciblé géographiquement à vos fans résidant dans la région de vos prochains concerts. Vous pouvez également proposer des réductions spéciales pour ceux qui achèteront le billet suite à cet email. Vous accroissez ainsi votre visibilité et la visibilité sur vos concerts.

Comment construire votre mailing list ?


Il est important de donner envie aux gens de s’inscrire à votre newsletter.

La proposition d’inscription doit être visible dès l’arrivée sur votre site. Un cadre placé en haut à droite sera ainsi tout de suite visible. A ce cadre, il est important d’associer un message d’action provoquant l’action appelé aussi « call to action ». D’après Topspin Media, un bouton appelant les fans à valider leur action d’inscription comme « cliquez ici » fait augmenter les résultats de 28% .

Un pop up non intrusif peut également être utilisé pour proposer l’inscription à la newsletter. Un pop-up est une nouvelle fenêtre de navigateur qui s’ouvre automatiquement au dessus de la fenêtre de navigation actuelle de l’internaute. Ainsi, lorsqu’un nouveau visiteur arrive sur le site, un pop up s’ouvre et peut proposer l’inscription à la mailing en échange d’une adresse email.

Sur un site wordpress, on peut utiliser l’application WordPress Popup Domination . Avec cet outil, vous pouvez créer un pop up très rapidement.

Quelques fondamentaux à respecter :

• Demandez toujours et au préalable si vos visiteurs sont d’accord pour recevoir emails et newsletters : ne FORCEZ PAS la réception
• Vous pouvez proposer un titre gratuit en échange de l’inscription à la newsletter
• Vous pouvez demander à vos abonnés de mentionner leur ville ou département. Vous pouvez ainsi envoyer un email pour informer de vos concerts dans la région
• Créez des groupes. Vous pouvez créer un groupe « média et professionnels », regroupant les adresses des journalistes, blogueurs et professionnels, un groupe « fans actifs », un groupe « général ». Ainsi, vous pouvez vraiment cibler l’envoi de vos informations.
• Vous ne devez envoyer emails et newsletters que si vous avez réellement du contenu à proposer
• Ne forcez pas la réception des emails. Si quelqu’un demande à ne plus rien recevoir, suivez sa requête.
• Ne submergez pas vos lecteurs d’informations, allégez vos emails et newsletters avec des jeux concours, des sondages, des questions, des photos et vidéos.


Quels outils pour créer votre mailing list ?


– Choisir un service d’envoi

Envoyer une newsletter par l’intermédiaire de votre adresse email classique s’avère impossible dès que le nombre d’abonnés est important. Il est donc fortement conseillé d’utiliser un service d’envoi de mail. D’autre part, passer par un service spécifique vous permettra de faire des listes d’envois, de suivre les statistiques (taux d’ouverture, de lecture..).

Parmi les services en français, vous pouvez utiliser Poplist , Sarbacane ou Mailing List .

Mailchimp et Fanbridge , deux sites américains, vous permettent aussi d’utiliser des modèles de newsletters et laissent un accès gratuit à vos statistiques. Il vous suffit de créer un compte, importer sa liste de contacts, sa newsletter et envoyer.
Ces services sont gratuits jusqu’à un certain nombre d’abonnés (1000 pour Mailchimp). Ils vous proposent ensuite un abonnement. Le premier prix sur Mailchimp est de 15 $ par an.

– Créer un modèle de newsletter

En format texte, la newsletter ressemble à un mail classique. En format html, les newsletters accrochent davantage le regard, elles comportent des images, des liens, du texte mis en forme (couleur, gras, italique,…) pouvant rappeler la charte graphique de votre site internet.

Comme nous l’avons vu, certains services d’envoi proposent des templates, des modèles, prêts à l’emploi. Un template est un modèle de page, réutilisable à chaque newsletter, dans lequel il ne reste plus qu’à insérer son texte et contenu. Votre template peut simplement être une page comportant votre logo et quelques images.
Si vous souhaitez créer vous même votre newsletter, vous devez utiliser un logiciel de création web. Vous pouvez utiliser un logiciel gratuit, comme NVU ou un logiciel payant comme Dreamweaver , logiciel édité par Adobe

– Créer le contenu de la newsletter

Vos abonnés reçoivent des dizaines de newsletters par jour, souvent non sollicitées. L’objet du message doit être court et vendeur. Vous devez accrocher vos abonnés dès la première ligne.

Structurer la newsletter avec les éléments les plus importants en haut à droite. Le regard se concentre tout d’abord de la droite, vers la gauche, du haut vers le bas. C’est la raison pour laquelle les publicités dans les magazines sont plus souvent placées à droite que sur la gauche.
N’hésitez pas à faire des sous titres informatifs, accompagnés de textes courts. Complétez les informations avec des liens, qui s’ouvriront dans une autre fenêtre.
Si vous souhaitez faire apparaître des illustrations dans votre newsletter, elles doivent être hébergées par le service qui gère votre newsletter. Sinon, elles doivent être présentes sur votre site web ou en ligne sur un autre site.
Il est important d’insérer une ou deux illustrations, afin d’illustrer votre propos. Mais si vous insérez trop d’images, la newsletter pourrait être trop lourde, et être rejetée par certains services emails.
Vous pouvez aussi proposer aussi à vos abonnés de recevoir votre newsletter en format texte.

Analysez vos résultats


Certains services d’envoi de newsletters (Mailchimp, Fanbridge, Nimbit ) vous permettent d’avoir des statistiques sur vos envois d’emails et de newsletters. Combien de personnes l’ont effectivement reçues, combien de personnes ont ouvert l’email, ont cliqué sur les liens….Vous pouvez ainsi comprendre ce qui fait cliquer vos lecteurs, ou pas et ainsi améliorer vos emails et newsletters.

Illustration photo: “We want more”

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About Virginie Berger

Virginie Berger est la fondatrice de DBTH (www.dbth.fr), agence spécialisée en stratégie et business développement notamment international pour les industries créatives (musique, TV, ciné, gastronomie), et les startups creative-tech. Elle est aussi l'auteur du livre sur "Musique et stratégies numériques" publié à l'Irma. Sur twitter: @virberg

13 comments

Depuis le le 22 mai 2006, la CNIL a décidé de “dispenser de déclaration les listes d’adresses de contacts et correspondants constituées par des organismes publics ou privés à des fins d’information ou de communication externe”

Sur la déclaration du site web, je suis entièrement d’accord, le site web n’est plus à déclarer. Là je parle de déclaration de mailing list, qui fait l’objet de déclaration simplifiée sur le site de la CNIL.

Si le site dispose d’un formulaire de contact, il faut faire une déclaration (simplifiée) car c’est une collecte de données personnelles dans le cadre de fichier prospects. (C’est la réponse que la Cnil m’a faite).
Du coup malgré la non obligation de déclarer un site internet et vu que beaucoup de sites ont au moins un formulaire de contact…ça revient au même…
Ensuite si tu collectes d’autre types d’informations (informatisé ou pas), il existe des déclarations particulières à effectuer. On peut trouver ici les déclarations:
http://www.cnil.fr/vos-responsabilites/declarer-a-la-cnil/

Pour la création d’une newsletter on doit ajouter l’excellent et prometteur BlueGriffon basé sur le moteur de Firefox et proposé par la fondation Mozilla.

Bonjour,
Tout d’abord merci pour cette mine d’information!
Je me demandais comment intégrer un lecteur audio type soundcloud dans un mail pour faire découvrir un nouveau morceau ou pour démarcher. J’ai tenté mais ça ne fonctionne pas. Fais tu ce genre d’envoi, le recommandes tu? Si oui quel(s) outils utilises tu?
Merci beaucoup et bonne continuation!
Brice

Vous pouvez aussi utilisé cet outil “cloud”, http://sirmailor.com, qui est très simple d’utilisation. On crée et administre des listes de diffusions dans la plus grande simplicité, parfait pour ceux qui ne veulent pas se prendre la tête!

Bonjour,

je vous lais savoir comment constituer une liste d’emails.
Par exemple, j’aimerai me faire connaître auprès des Offices de tourisme, est ce que je dois leur demander leur autorisation avant de leur envoyer un mail commercial, ou bien, comme ce sont des entreprises et non des particuliers, je peux trouver leur email sur internet et leur envoyer mon mailing ?

Merci 🙂

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